Commandites et lettre de parrainage

Besoin de soutien pour l’organisation d’une activité ? Pensez AÉCSP !

Pourquoi faire une demande de commandite ?

Cette politique de commandite est instaurée afin d’encourager les différentes activités des organismes parascolaires de Polytechnique Montréal. Étant conscient que le succès de tels projets nécessite un soutien financier, l’AÉCSP prévoit accorder annuellement une partie de son budget sous forme de commandites afin de soutenir certaines initiatives touchant les étudiants aux cycles supérieurs.

Comment puis-je formuler ma demande ?

Remplir le formulaire de demande de commandites et l’envoyer à tresorier@aecsp.qc.ca.

Nouveau : Vous pouvez maintenant remplir votre demande directement en ligne !

Formulaire de demande en ligne

Toute demande de commandite doit contenir les informations suivantes :

  • Nom de l’organisme demandant
  • Nom et coordonnées* des personnes responsables du projet
  • Montant de la commandite demandée**
  • Description du projet
  • Planification budgétaire du projet en identifiant clairement la ou les partie(s) subventionnées par l’AÉCSP
  • Description de la visibilité de l’AÉCSP lors de l’événement
  • Le nombre estimé de membres de l’AÉCSP touchés par cette activité
  • Toute autre information pertinente à la demande

*Un numéro de téléphone et/ou une adresse courriel seront considérés valides comme coordonnées.

Pour que la demande de commandite soit traitée, il faut remplir les conditions ci-dessous :

  • Toutes les informations requises sont fournies;
  • La demande doit être parvenue au moins 15 jours ouvrables avant la date de l’activité;
  • La demande doit être envoyée en format papier au C-419 ou en format électronique (texte dans un courriel ou en format .doc, .docx, .xls, xlsx, ou .pdf) à l’adresse courriel suivante : tresorier@aecsp.qc.ca

**Il est à noter que la commandite peut être demandée sous la forme d’un montant d’argent ou toute autre forme jugée convenable par les officiers.

Évaluation des demandes

Le comité exécutif de l’AÉCSP traitera la demande dans les plus brefs délais. La demande sera jugée selon les critères suivants :

  • La qualité de la demande de même que le respect des exigences demandées
  • Le sérieux et la pertinence du projet***
  • La planification financière de l’activité de même que la nécessité d’une telle commandite à la réalisation de l’activité, en regard des ressources financières de l’organisme demandant
  • Le nombre de membres de l’AÉCSP touchés par l’activité
  • La visibilité de l’AÉCSP lors de l’événement

***Notez que les demandes concernant des activités à caractère discriminatoire ou immoral seront automatiquement rejetées.

L’AÉCSP contactera ensuite l’organisateur afin de faire part de la décision prise par le comité exécutif.

Lettre de parrainage

Une lettre de parrainage requiert un délai de 3 semaines de traitement. Il est nécessaire d’avoir un dossier complet justifiant la demande. Cette dernière doit inclure toute information pertinente sur le projet, dont entre autres le budget, un diagramme de Gantt, une description du projet, les membres touchés ainsi que le nombre de membres du projet appartenant aux cycles supérieurs.

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